Oppegård IL

Lagkasser

Lagkasser

 

1. Generelt om lagkasser

Etter Norges Idrettsforbunds regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet NIF § 2-2, nr. 2, skal alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Det innebærer at alle utgifter og inntekter knyttet til lagene i klubben må inngå i totalregnskapet.

Fra 2010 har frivillige organisasjoner fått mva-kompensasjon ved kjøp av varer og tjenester etter en prosentvis avkortning. Med alle lags økonomi inn i hovedregnskapet vil dette bidra til at Oppegård IL sitter igjen med større mva-kompensasjon, og til størst mulig økonomi for idretten totalt sett i Norge.

For lag tilknyttet Oppegård IL innebærer dette i praksis at alle økonomiske transaksjoner skal gå via en bankkonto i Oppegård IL i stedet for via en privat konto tilhørende lagets kasserer eller lagleder.

Hovedregelen er at det ikke i noen sammenheng tillates egne bankkonti i regi av privatpersoner for økonomiske transaksjoner i lagene. Alle utgifter som skal belastes laget skal utstedes til og utbetales fra Oppegård IL, og alle inntekter til laget skal faktureres/innkreves fra Oppegård IL. 

Klubbens nye økonomisystem, Xledger, legger til rette for mer effektiv håndtering av lagkasser. Det er i systemet opprettet separate koststeder (heretter kalt lagkasse) for alle lag som oppdateres umiddelbart ved føring av et utgifts- eller inntekstbilag. 

Det vil i løpet av 2017 bli vurdert å gi kasserer i lagene direkte innsyn på egen lagkasse i klubbens økonomisystem. Inntil videre er innsyn på egen lagkasse basert på rapportering fra kasserer i egen gruppe (se punkt 5.Rapportering og oppfølging). 

Det nye systemet for lagkasser i Oppegård IL testes ut  i løpet av andre halvår 2017, og skal være utrullet og implementert i alle lag innen 31.desember 2017.

Se prosessbeskrivelser og maler under vedleggsoversikten øverst til høyre på siden. 

 

2. Organisering og roller

2.1 Kasserer i lag
Alle lag skal ha en egen person i gruppa blant foresatte (barne- og ungdomslag) eller aktive over 18 år (seniorlag) som har hovedansvaret for lagets økonomi og alle økonomiske transaksjoner. Klubben anbefaler at kasserer er en annen person enn lagleder, og gjerne en person med profesjonell økonomisk bakgrunn. Om ikke egen kasserer er utpekt i laget faller ansvaret på lagleder. 

Det er kun lagets kasserer som kan godkjenne lagets økonomiske transaksjoner og be klubben om å utføre betalinger fra lagkasse på vegne av laget. Tilsvarende prinsipp gjelder for bestilling av fakturering for inntekt til lagkasse.

Rollebeskrivelse kasserer lag >>

2.2 Kasserer i gruppe
Kasserer i hver gruppe har ansvaret for oppfølging og rapportering av status mot egne lag. Gruppekasserer har tilgang til lagkasser for samtlige lag i egen gruppe og skal rapportere status på lagkasser, enten på direkte forespørsel eller som en del av faste rapporterings- og oppfølgingsrutiner (se punkt 5.Rapportering og oppfølging nedenfor).

Gruppekasserer skal også følge opp lagenes praksis for økonomiske planlegging/budsjettering i forkant av hver sesong.  

2.3 Lagkasseansvarlig i klubb
Klubben har utnevnt en egen lagkasseansvarlig som har det overordnede ansvaret for oppfølging og kvalitetssikring av lagkassesystemet. Lagkasseansvarlig jobber primært mot kasserere i gruppene. 

Klubben skal følge opp at tema lagsøkonomi står på agendaen på foreldremøter, samt gjennomføre systematisk «helsesjekk» av alle lagkasser to ganger pr. år og iverksette tiltak ved eventuelle underskudd. 
 

3. Innbetalinger til lagkasse
 

3.1 Generelt om  inntekter til lagkasse

Innkreving av inntekter til lagkasse i form av egenandeler fra foreldregruppe/akitve eller fra tredjepart (f.eks. lagsponsor, oppdragsgiver dugnader etc), skal faktureres fra klubben på vegne av laget. Uansett formål kan laget på et hvert tidspunkt be klubb om å utstede faktura på lagets vegne for innskudd på lagkasse. Faktura sendes ut så fort som mulig og senest en uke etter lagets bestilling. 

3.2 Innkreving av egenandeler til lagkasse

Ved fakturering for innbetalinger av egenandeler til lagkasse sendes det faktura med med KID-nummer til den enkelte. Inntekten føres direkte mot lagkasse i klubbens økonomisystem.
Prosessbeskrivelse og mal - Innkreving av egenandeler til lagkasse >>

Unntak: Ved behov for innsamling av mindre egenandeler, f.eks. til deltagelse på cuper, kan lagleder eller økonomiansvarlig samle inn hver enkelts andel til egen konto. Beløpet som kan samles inn er begrenset til kr. 300,- pr. aktiv, pr. aktivitet/innkjøp. Innsamlet beløp skal umiddelbart overføres til klubbens konto, se kontonummer under punkt 3.7 nedenfor.

Beløp under kr. 300,- kan ogås samles inn ved å bruke gruppens Vipps nr. NB! Viktig å merke Vipps med lag og formål.

NB! Uansett om lagets egenandeler hentes inn via faktura fra klubb eller samles inn i form av mindre beløp, skal betalinger til arrangør/leverandør alltid gå via klubben.  

3.3 Innkreving av sponsorinntekter til lagkasse

Ved fakturering av sponsorer, dugnadsoppdragsgivere etc. sendes det faktura direkte fra klubb til sponsor/oppdragsgiver
Prosessbeskrivelse og mal - Innkreving av sponsorinntekt etc. til lagkasse >>

3.4 Dugnadsinntekter fra klubbens samarbeidspartnere
Ved dugnadsoppdrag tildelt fra klubb (f.eks. gjennomføring av tester for Faktum Analyse) vil klubb fakturere oppdragsgiver direkte. Lagets avtalte inntekt fra oppdraget vil bli manuelt overført til lagkasse av klubbens økonomiansvarlig innen rimelig tid etter avsluttet oppdrag.  

3.5 Bruk av elektroniske betalingsløsninger
Klubb låner ut både Vippskonto og iZettle-terminal til lag som ønsker å benytte dette til egne dugnadsaktiviteter. Inntekt registrert i låneperioden vil bli manuelt overført til lagkasse av klubbens økonomiansvarlig innen rimelig tid etter avsluttet oppdrag. 

For lån av klubbens elektroniske betalingsløsninger, kontakt daglig leder på dagligleder@oppegardil.no

NB! Det skal ikke benyttes bruk av private betalingsløsninger, eks. privat Vippskonto. Unntaket er ved innsamling av mindre egenandeler for betaling av cuper etc. ref. punkt 3.2 ovenfor.

3.6 Kontantinntekter
Kontantinntekter fra dugnader etc. skal håndteres i henhold til lover og regler. Kontantinntekter skal alltid telles opp av to personer, og oppgjørsskjema fylles ut og signeres av begge. 

Ved kontantinntekter tillates det at kontanter etter opptelling først settes inn på kasserers eller lagleders private konto, for så å overføres videre til gruppas konto i Askim Sparebank. NB! Viktig at overføring til klubbens konto merkes med både gruppe og lag, f.eks. "Fotball G2004"

Alternativt kan kontanter leveres til daglig leder eller lagkassaansvarlig på klubbhuset, som deretter setter pengene inn på gruppas konto.

Uavhengig av om kontantinntekter går via en privat konto eller leveres fysisk på klubbhuset skal klubben ha en kopi av signert oppgjørsskjema. Signert oppgjørsskjema kan skannes og sendes til dagligleder@oppegardil.no (gjelder både håndball- og fotballag).
Mal - Oppgjørs- og tellehjelpsskjema ved kontantinntekt >>

3.7 Kontonummer

Kontonummer innskudd kontanter og overføring av innsamlede beløp for fotballgruppas lag
1100.11.48879

Kontonummer innskudd kontanter og overføring av innsamlede beløp for håndballgruppas lag
1100.11.52140 

 

4. Utbetalinger fra lagkasse

4.1 Generelt om utbetaling fra lagkasse

Forutsatt dekning på lagkasse utbetaler klubb på vegne av laget. Dette inkluderer både betaling av fakturaer for f.eks. cupdeltagelse, treningsleir og reiser, samt refusjon av utlegg til privatpersoner med tilknytning til laget.

Uansett type utbetaling stilles det krav til bilag som dokumenterer utgiften. Det vil ikke under noen omstendighet overføres eller utbetales penger fra Oppegård IL uten godkjent dokumentasjon. 

Alle utbetalinger må godkjennes av lagets kasserer eller lagleder. I praksis gjøres dette ved at det kun er kasserer eller lagleder som kan sende bilag for utbetaling fra lagkasse inn til klubben. 

4.1 Refusjon utlegg
Utlegg i forbindelse med lagets aktiviteter (kontantbetaling, kortbetaling, bruk av privat Vipps etc.) refunderes mot dokumenterte bilag, forutsatt dekning på lagkasse. 

Prosessbeskrivelse og mal - Refusjon av utlegg fra lagkasse >>

4.2 Fakturakjøp
Faktura for kjøp av produkter, tjenester og aktiviteter til laget betales av Oppegård IL forutsatt dekning på lagkasse. I tilfeller der man ber leverandør utstede faktura for kjøp av produkter, tjenester og aktiviteter skal denne ikke utstedes til privatpersoner i laget men til Oppegård IL (se detaljer i prosessbesrkivelse). Viktig at faktura merkes med gruppe + lagets navn, f.eks. Fotball G2004. 

Prosessbeskrivelse - Betaling av faktura fra lagkasse >>

 

5. Rapportering og oppfølging

Kasserer eller lagleder kan på et hvert tidspunkt be klubb om status på egen lagkasse. Send epost til din gruppe for å bestille statusrapport. Rapporten leveres i Excelformat med oversikt over hvert enkelt bilag som er ført på lagets kasse det siste kalenderåret, samt inngående saldo fra forrige kalenderår.  

Fotballag sender bestilling av statusrapport til fotball@oppegardil.no
Håndballag sender bestilling av statusrapport til handball@oppegardil.no 

Det vil fra klubbens side gjennomføres jevnlig og systematisk oppfølging på lagenes kasser for å sikre at de som ett minimum ikke er i underskudd. 

Oppegård IL - Stiftet 1907

Adresse: Kongeveien 289, 1416 OPPEGÅRD

Telefon: 66991310

Epost: Dagligleder@oppegardil.no

©2018 Spoortz AS (tidligere 123klubb) leverer totalverktøy for effektiv klubbdrift